pixx.io Portal einrichten | Setting up pixx.io Portal

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Über die Funktion

Mit pixx.io portal erstellen Sie Ihre eigenen Presse- und Medienportale und stellen damit ausgewählte Kollektionen einem bestimmten Publikum zur Verfügung - wahlweise sind die Portale öffentlich zugänglich oder passwortgeschützt/userbasiert. 

Das Design von pixx.io portal ist intuitiv und responsive, so dass sich Ihre Kunden, Partner und Kollegen von allen Endgeräten aus gleich darin zurechtfinden werden.

Passen Sie pixx.io portal an die gewünschte CI oder Ihren Brand an.

Bitte beachten Sie: pixx.io portal ist als kostenpflichtiges Zusatzmodul erhältlich, allerdings ist eine Demoversion für alle pixx.io-Nutzer freigeschaltet. Diese enthält alle Funktionen eines Enterprise-Portals, der Umfang ist jedoch auf 30 Bilder/Medien beschränkt. 

Inhalt

Grundeinstellungen
Erreichbarkeit eines Portals mit pixx.io server (ServerAlias, A-Record, CNAME)
Inhalte auswählen
Seiten anlegen
Zugangsrechte

Das Einrichten eines Medienportals nimmt nur wenige Minuten in Anspruch: Klicken Sie unter Einstellungen > Portal zunächst auf Neues Portal hinzufügen.

Grundeinstellungen

Unter Allgemein wählen Sie zunächst aus, welchen Portal-Typ Sie erstellen wollen (Demo, Standard, Pro, Enterprise) - in den Klammern wird angegeben, wie viele Portale des Typs Sie bereits erstellt haben und wie viele insgesamt zur Verfügung stehen.

Zum Beispiel: Enterprise (2/5) - von fünf möglichen Enterprise-Portalen haben Sie bereits zwei erstellt. Können Sie keine weiteren Portale mehr anlegen (z.B.: 3/3) oder ist ein bestimmte Portal-Typ gar nicht verfügbar (0/0), erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Sollten Sie weitere Portale benötigen, kontaktieren Sie bitte [e-mail].

Vergeben Sie nun unter ServerName eine Subdomain, unter der Ihr neues Portal erreichbar sein soll. Unter ServerAlias können Sie eine alternative URL eingeben, mit dem das Portal dann genutzt werden kann:

Erreichbarkeit eines Portals mit pixx.io server bzw. mit alternativer URL

Nutzen Sie pixx.io server oder wollen eine alternative URL für den Zugriff auf ein Portal nutzen, benötigen Sie einen DNS-Eintrag für Ihre Domain, der auf das Portal verweist. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

A-Record: Der Portalname (Portal URL, die in den Einstellungen festgelegt wird) erhält einen A-Record auf die IP-Adresse des pixx.io Servers

CNAME-Record: Portal über einen CNAME auf den CNAME des Servers leiten

Für jedes Portal muss ein eigener Record angelegt werden. Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihre IT-Abteilung bzw. Administrator.


Ein Beispiel: In diesem Fall würde Ihre Domain presse.unternehmen.de auf portal-unternehmen.pixxio.media umgeleitet werden. In den Einstellungen Ihrer Domain müssen allerdings A-Record oder CNAME-Record hinterlegt werden, damit diese Weiterleitung funktioniert.

Im Abschnitt Hero gestalten Sie Ihr Portal: Sie benötigen ein Logo, zum Beispiel ein Firmen- oder Markenlogo, einen Slogan bzw. Titel für das Portal und ein Banner-Bild, welches im Hintergrund platziert wird. Alle drei Elemente sind sowohl auf der Login-Seite, als auch auf der Home-Seite des Portals immer an prominenter Stelle zu sehen.

Das Logo wird mit einer Höhe von 80 Pixeln eingeblendet, sollte also mindestens in dieser Größe vorliegen. Transparenzen werden unterstützt, wir empfehlen dafür das Bildformat PNG.

Für das Branding laden Sie ebenfalls ein Logo hoch, dieses ist im Portal unten im Abbinder zu sehen und wird mit einer festen Breite von 180 Pixeln angezeigt. Darunter haben Sie Platz für bis zu vier Zeilen Text.

Inhalte auswählen

Im Reiter Kollektionen wählen Sie alle Kollektionen aus, die im Portal abgebildet werden sollen. Kollektionen heißen in pixx.io portal Sammlungen, enthalten aber genau die Inhalte, die in den entsprechenden pixx.io Kollektionen enthalten sind. Sie können auch dynamische Kollektionen auswählen, die zum Beispiel auf Suchfiltern basieren.

Änderungen in den Kollektionen sind immer sofort auch im Medienportal sichtbar, es ist keine manuelle Synchronisation notwendig, das gilt natürlich auch für dynamische Kollektionen.

Hinweis: Videodateien lassen sich derzeit nicht im pixx.io portal abspielen. Diese werden dort lediglich als Vorschaubild dargestellt, können aber heruntergeladen werden. Dabei ist darauf zu achten, dass als Downloadformat lediglich die Option "Original" oder "Vorschau" ausgewählt wird.

Seiten anlegen

Unter Seiten legen Sie beliebige Inhalte an, die am Seitenende verlinkt werden. Hier können Sie zum Beispiel Nutzungsbedingungen / Datenschutzbestimmungen, ein Impressum oder aktuelle News eintragen.

Um eine Seite zu erstellen, tragen Sie eine Bezeichnung bzw. einen Titel ein und füllen Sie das Textfeld aus. Umbrüche und neue Absätze werden mit übernommen und auch einfache HTML-Tags zur Textformatierung werden unterstützt.

Klicken Sie auf das Plus (+), um die Seite abzuspeichern.

Setzen Sie bei Ihren Nutzungsbedingungen den Haken bei Nutzungsrechte bei Login, damit der Text beim Login von Nutzern akzeptiert werden kann.

Sie können auch Download-Bedingungen hinterlegen, die vor dem Herunterladen von Dateien akzeptiert werden müssen. Setzen Sie auch hier einen entsprechenden Haken.

Bitte beachten Sie: Die Checkbox für die Einwilligung in die Speicherung der Registrierungsdaten wird nur dann angezeigt, wenn in den Portal-Einstellungen unter Seiten eine entsprechende Seite für  Nutzungsrechte bei Login aktiviert ist.

Zugangsrechte

Im Reiter Rechte markieren Sie alle Downloadformate, die Nutzern zur Verfügung stehen sollen. Ist das gewünschte Format nicht dabei, können Sie es unter Allgemein > Downloadformate anlegen.

Tipp: Legen Sie doch eine Seite an, auf der Sie auf die zur Verfügung gestellten Downloadformate eingehen.

Soll Ihr Portal öffentlich zugänglich sein, lassen Sie den Button hinter Zugriff beschränken deaktiviert. Soll ein userbasierter Passwortschutz den Zugriff beschränken, aktivieren Sie den Button. Nun können Sie über Neuen Benutzer anlegen einen User erstellen: E-Mail-Adresse und Passwort eintragen und optional den Namen. Dann den User noch auf Aktiv schalten und mit dem Haken oben rechts anlegen.

Entscheiden Sie, ob Sie User automatisch aktivieren wollen oder manuell freigeben wollen und stellen Sie eine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ein.

In der Liste können alle erstellten Nutzer verwaltet werden.

Unter Sortierung können Sie die gewünschte Sortierung für Ihre Inhalte festlegen.

Aktivieren Sie den Toggle Wasserzeichen, um das in pixx.io hinterlegte Wasserzeichen im Portal zu aktivieren - ist das Wasserzeichen aktiv, wird der Download von Originaldateien automatisch gesperrt.

Klicken Sie unten auf Speichern, um das Portal zu erstellen. Unter Einstellungen > Portal sind alle Portale aufgelistet. Mit einem Doppelklick gelangen Sie in die Einstellungen und können diese bearbeiten und Ihre Portale verwalten.

Reiter Datenschutz

Im Reiter Datenschutz können Sie auswählen, inwiefern die Suchfunktion bzw. die angezeigten Informationen im Portal eingeschränkt werden sollen. Aktivieren Sie den entsprechenden Toggle und wählen Sie die gewünschten Felder aus, welche in der Portal-Suche indexiert bzw. als Information angezeigt werden sollen. 

Bitte beachten Sie, dass ausschließlich die Felder Titel, Beschreibung, Schlagwörter, Lizenzen angezeigt werden können - die verbleibenden Felder dienen ausschließlich der Suchfunktion.

About the feature

pixx.io portal allows you to create your own press and media portals and make selected collections available to a specific audience - portals can be publicly accessible or password-protected/user-based. 

pixx.io portal has an intuitive and responsive design so that your customers, partners and colleagues will be able to find their way around quickly and easily from any type of device.

The portal can be customised to your CI or brand.

Please note: pixx.io portal is a paid-for add-on module, a demo version for all pixx.io users is however available. This demo contains all features of a enterprise portal but is limited to 30 images/media items. 

It take just a few minutes to set up a media portal: Under Settings > Portal, click on Add new portal.

Basic settings

Under General, select which type of portal you would like to create (demo, standard, pro, enterprise) - the number in brackets shows the number portals of that type you have already created and the total number available.

Example: Enterprise (2/5) - you have created two enterprise portals from a maximum of five. You will receive an error message if you cannot create any more portals (e.g.: 3/3) or if a certain portal type is not available (0/0). Should you require more portals, please contact us at [e-mail].

Under ServerName, enter a subdomain where your new portal will be accessed. Under ServerAlias you can enter an alternative URL for the portal:

Accessing a portal with pixx.io server and an alternative URL

If you are using pixx.io server or want to use an alternative URL for accessing a portal, then your will need to create an DNS entry for your domain that points to the portal. You have two options for doing this:

A record: The portal name (portal URL configured in the settings) is setup with an A record pointing to the IP address of the pixx.io server.

CNAME record: Run a portal using a CNAME to the CNAME of the server

A record must be created for each portal. Please contact your IT department or administrator to do this.



Example: In this case, your domain press.company.de would be redirected to portal.company.pixxio.media. You will need to create an A record or CNAME record in your domain settings for this to work.

Design your portal in the Hero section: You will need a logo, e.g. a company or brand logo, a slogan or title for the portal and a banner image for the background. All three elements will be seen in prominent positions on the login page as well as the home page of the portal.

The logo is always shown with a height of 80 pixels. It is therefore recommended to ensure your logo is at least this height. Transparency is supported. We recommend using the PNG image format.

For branding you also need to upload a logo. This will be shown at the bottom of the portal next to the boilerplate text and has a fixed width of 180 pixels. Beneath this you have space for up to four lines of text.

Select content

In the collections tab, select the collection that are to be made available in the portal. Collections are known as libraries in pixx.io portals, but contain exactly the same content as the pixx.io collection. You can also select dynamic collections, e.g. those based upon search filters.

Changes made to collections are always immediately visible in the media portal, manual synchronisation is not necessary. The same applies for dynamic collections.

Note: Video files cannot currently be playing within pixx.io portal. These are shown only as a preview image, but can be downloaded. Ensure to use “original” or “preview” when selecting a download format.

Create pages

Pages are used for creating content that is linked at the end of the page. This may be, e.g. terms and conditions / privacy policy, legal information, or your latest news.

To create a page, enter a name or title and put your content into the text area. Line breaks and new paragraphs are preserved and simple HTML tags are supported for formatting text.

Click on plus (+) to save the page.

For your terms of use page, place a tick in the Usage rights at login to display this text on the login page for users to accept.

You can also add download conditions that must be accepted before downloading files. Place a tick in the corresponding checkbox for this.

Please note: The agreement checkbox is only shown when saving registration data if a corresponding Usage rights at login page has been activated in the portal settings under Pages.

Access rights

If you want your portal to be publicly accessible, leave the button behind Restrict access deactivated. If you want a user-based password protection to restrict access, activate the button. Now you can create a new user via Create new user: Enter the e-mail address and password and optionally the name. Then set the user to Active and click on the checkbox in the upper right corner.

Decide whether you want to activate users automatically or release them manually and set an e-mail address for notifications.

All created users can be managed in the list.

Under Sorting you can define the desired sorting for your content.

Activate the toggle watermark to activate the watermark stored in pixx.io in the portal - if the watermark is active, the download of original files is automatically blocked.

Click Save below to create the portal. All portals are listed under Settings > Portal. Double-click to access the settings, edit them, and manage your portals.

Privacy tab
 

In the Privacy tab, you can select to what extent the search function or the information displayed in the portal should be restricted. Activate the corresponding toggle and select the required fields that are to be indexed or displayed as information in the portal search. 

Please note that only the fields Title, Description, Keywords, Licenses can be displayed - the remaining fields are for search purposes only.